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文件管理系統，英文稱為Document Management System，簡稱DMS。它是一套電腦控制程序，用以將資料儲存於檔案夾中，使用者要瀏覽資料時只需要利用文件管理系統將資料從資料夾中取出資訊，當然也可以從系統中查閱檔案新增變化。這類型的系統為使用者在管理文件上帶來了便利性，但是在使用這類系統時使否有需要注意什麼呢?這裡一次跟您說明文件管理系統的好處以及使用時需注意的事情。

 

一、使用文件管理系統有那些好處呢?(H2)

文件管理系統是目前企業都在使用的軟體，它可以提升企業團隊的生產力、增加文件儲藏的安全性的關鍵軟體。而使用這類型的軟體可以為使用者增加以下的方便之處:

1.讓文件電子化工作更靈活:

文件管理系統提供一站式處理龐雜文件的功能，引入公司文件管理系統可以節省儲藏空間，為企業減低營運成本。

2.節省歸檔搜索時間:

文件管理系統的使用具有即時搜索功能，依據檔案名稱、檔案內的關鍵字、建立日期等資訊，有效率地尋找出所需文件。這不但能夠減輕公司職員的工作負擔，同時亦為企業的日常辦公省下大量時間。

3.追蹤修訂與變化:

文件管理系統提供權限設定及共用功能，這項功能可以讓員工存取或是修改文件。在現今的數字化時代，這項功能可以讓團隊的成員一同協作編輯文件，對於提升企業的辦公效率大有助益。

 

二、使用文件管理系統要注意什麼?

1.請注意軟體的服務區域

有些文件管理系統的服務區域僅限本地，一旦離開該地區便無法登入操作。另外，市面上雖然有所謂的雲端文件管理系統，但其功能需要跟供應商進一步確認。

2.請留意文件管理系統的文檔檢索功能參數

使用者需留意系統提供的文檔檢索功能參數是否包含文件夾、文檔名稱、文檔正文及標籤等，同時有否允許交叉參數檢索，這對於文件搜索效率的影響相當關鍵。

3.系統是否有提供光學字符識別（OCR）功能

如果系統提供光學字符識別（OCR）功能，那就更加方便企業擷取不同類型文檔中的數據。挑選擁有先進檢索功能的軟件，能夠協助團隊隨時隨地從文檔中快速準確地獲得所需的信息。

 

總之，文件管理系統做為現今數位化時代的重要文件整理工具，可以說是為企業轉型或是一般使用者都帶來了極大的便利性。但是在享受好處時還是要具備文件管理系統的相關知識，這樣才能靈活使用文件管理系統的功能。